Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr nutzen. Die gesetzliche Basis dafür wurde durch das Wachstumschancengesetz von März 2024 geschaffen. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte der neuen Verpflichtung: Was bedeutet die Änderung, wen betrifft sie, und welche Schritte sollten Unternehmen ergreifen?

Die neuen Anforderungen im Rechnungswesen ab 01.01.2025

Künftig wird zwischen „elektronischen Rechnungen“ und „anderen Rechnungsarten“ unterschieden. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die Anforderungen für eine automatisierte Weiterverarbeitung. Formate wie PDF oder Bilddateien gelten lediglich als andere Rechnungsarten und sind ab 2025 nicht mehr zulässig, wenn es um steuerbare B2B-Leistungen im Inland geht.

Die strukturierten Rechnungsformate basieren auf europäischen Normen (CEN-Norm EN 16931). Sie erlauben eine direkte digitale Verarbeitung und enthalten alle umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben in maschinenlesbarer Form.

Adressatenkreis der neuen Regelung

Die neuen Vorgaben betreffen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die steuerbare Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen spätestens ab 2028 E-Rechnungen stellen. Ausgenommen sind Privatkunden (B2C) sowie grenzüberschreitende Geschäfte, bei denen die Regelungen des Empfängerlandes greifen.

Übergangsfristen

Die Umstellung erfolgt in mehreren Phasen, um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben. Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und nicht-konforme elektronische Formate wie PDFs weiterhin erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. Kleinunternehmen mit Jahresumsätzen unter 800.000 Euro dürfen diese Regelung bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen erstellen, die den neuen Standards entsprechen.

Bereichsausnahmen

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Auch Rechnungen für steuerfreie Leistungen, beispielsweise nach §4 UStG, sind weiterhin in Papierform oder als PDF möglich.

Wie sind künftig Rechnungen aufzubewahren?

Die grundlegenden Aufbewahrungsvorschriften bleiben bestehen, allerdings muss die E-Rechnung im ursprünglichen strukturierten Format archiviert werden. Auch wenn ein lesbares PDF für den internen Gebrauch erzeugt wird, ist die Speicherung der Originaldatei verpflichtend. Zudem gelten die Vorgaben der GoBD weiterhin, insbesondere im Hinblick auf die Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten.

Neue Anforderungen an den Rechnungsempfang und an die Rechnungszustellung

Ab dem Stichtag 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Anders als bisher ist die Zustimmung des Empfängers nicht mehr erforderlich, solange die Rechnung den neuen Standards entspricht. Unternehmen, die nur Privatkunden bedienen, sollten dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, um flexibel auf mögliche Geschäftsentwicklungen reagieren zu können.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen gibt es mehrere Optionen. Möglich ist der Versand per E-Mail, die Nutzung von Schnittstellen, der Zugriff auf zentrale Datenplattformen oder der Download über Portale. Auch der Einsatz externer Dienstleister ist erlaubt, sofern diese die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Wichtig ist dabei, dass Unternehmen ihre IT-Sicherheit stärken, um sich vor möglichen Cyberangriffen zu schützen, die durch manipulierte Rechnungen erfolgen könnten.

Gründe für die Einführung der E-Rechnung

Mit der verpflichtenden E-Rechnung setzt Deutschland auf mehr Effizienz und Transparenz. Die Initiative steht im Kontext europäischer Bestrebungen, Steuerbetrug einzudämmen und die Digitalisierung des Wirtschaftslebens voranzutreiben. Zudem bildet die E-Rechnung die Grundlage für ein geplantes elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer, das europaweit bis 2030 umgesetzt werden soll.Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist ein Meilenstein in der Digitalisierung des deutschen Rechnungswesens. 

Praktische Hinweise für eine erfolgreiche Umsetzung

• IT-Systeme vorbereiten: Effiziente Anpassung der Infrastruktur 

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab 2025 erfordert von Unternehmen eine sorgfältige Vorbereitung, insbesondere in Bezug auf ihre IT-Systeme. Es ist entscheidend, zunächst eine gründliche Analyse der bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Software durchzuführen, um zu prüfen, ob diese kompatibel mit den geforderten strukturierten Datenformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ist. Falls die vorhandene Software die neuen Anforderungen nicht erfüllt, sollten Unternehmen frühzeitig über ein Upgrade oder den Wechsel zu alternativen Systemen nachdenken. Ebenso wichtig ist die Einrichtung geeigneter Schnittstellen, die den digitalen Datenaustausch mit Geschäftspartnern ermöglichen. Um sicherzugehen, dass die Systeme reibungslos funktionieren, sollten Integrationstests durchgeführt werden, die potenzielle Schwachstellen im Prozess frühzeitig aufdecken. Für eine zügige und professionelle Implementierung können spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden, die Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung unterstützen.

• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Abstimmung schafft Klarheit

Parallel zu der Vorbereitung der IT-Systeme spielt die Kommunikation mit Geschäftspartnern eine zentrale Rolle. Unternehmen sollten ihre Partner zeitnah über die bevorstehenden Änderungen informieren, damit gemeinsame Absprachen getroffen werden können. Es ist ratsam, frühzeitig den bevorzugten Übermittlungsweg für die Rechnungen zu definieren – beispielsweise per E-Mail, über ein Online-Portal oder durch die Nutzung von elektronischen Schnittstellen. Diese Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Besonders in komplexen Lieferketten ist es wichtig, Rollen und Zuständigkeiten klar zu klären, sodass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten genau kennen.

• Schulungen durchführen: Mitarbeitende auf den Wandel vorbereiten

Ein weiterer wesentlicher Baustein der Umstellung ist die Schulung der Mitarbeitenden. Um den Wandel erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen ihren Teams die neuen gesetzlichen Anforderungen und die damit verbundenen Prozesse verständlich vermitteln. Schulungen sollten nicht nur Grundlagenwissen zu den E-Rechnungen beinhalten, sondern auch praktische Übungen zur Nutzung der neuen Software und zu den geänderten Arbeitsabläufen. Dabei ist es wichtig, abteilungsübergreifend vorzugehen und insbesondere Mitarbeitende aus Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb einzubeziehen. Kontinuierliche Weiterbildungsangebote können sicherstellen, dass das Wissen aktuell bleibt und neue technologische oder gesetzliche Entwicklungen berücksichtigt werden.

• Sicherheitsmaßnahmen einrichten: Schutz vor digitalen Bedrohungen

Zu guter Letzt darf die Sicherheit nicht vernachlässigt werden, da die Digitalisierung von Rechnungsprozessen neue Risiken birgt. Unternehmen sollten ihre Cybersecurity-Strategie überprüfen und gezielt anpassen, um mögliche Bedrohungen abzuwehren. Dazu gehört die Aktualisierung von Virenscannern und Spamfiltern, um schadhafte Dateianhänge zu identifizieren und zu blockieren. Zugleich sollten klare Zugriffskontrollen eingerichtet werden, die nur autorisierten Mitarbeitenden den Zugang zu sensiblen Rechnungsdaten ermöglichen. Überwachungssysteme können den Datenaustausch auf verdächtige Aktivitäten hin analysieren und so potenzielle Angriffe frühzeitig erkennen. Nicht zuletzt ist es essenziell, die Mitarbeitenden für die Gefahren von Cyberangriffen wie Phishing zu sensibilisieren, damit sie in der Lage sind, verdächtige E-Mails oder Dateien selbstständig zu identifizieren.